Política de Reembolso por Quilometragem — TELSIGN (SET/2025)
Nova política corporativa para simplificação e padronização dos reembolsos de deslocamento
Por que vamos mudar?
Modelo Antigo Problemático
O sistema anterior apresentava divergências constantes entre notas de abastecimento, médias de consumo e rotas percorridas, gerando confusão e inconsistências nos reembolsos.
Justiça e Padronização
Implementamos regras claras e iguais para todos os prestadores de serviço, garantindo transparência e equidade no processo de reembolso.
Simplicidade e Controle
O novo processo é mais simples de entender, lançar e auditar, proporcionando maior controle operacional e redução de desvios não autorizados.
Esta mudança representa um passo importante na modernização dos nossos processos internos, focando exclusivamente em deslocamentos reconhecidos e relacionados às atividades aprovadas pela TELSIGN.
O que muda para você
01
Fim do Abastecimento
Não será mais reembolsado combustível por nota fiscal. O reembolso agora é calculado exclusivamente por quilômetro rodado.
02
Valor Fixo por KM
R$ 0,48 por quilômetro rodado, valor padronizado para todos os prestadores de serviço.
03
Pagamento Semanal
Pagamentos realizados toda TERÇA-FEIRA, contemplando as despesas aprovadas da semana anterior (segunda a domingo).
04
Processo Transparente
Registros detalhados por trecho no ExpenseMobi, com completa trilha de auditoria para maior transparência.
Importante: Outras despesas não relacionadas à quilometragem (pedágio, diárias, alimentação etc.) continuam com o TIPO DE REEMBOLSO: ADIANTAMENTO, conforme processo atual.
Vigência e Fases de Implantação
1
Fase 1 — Imediato
08/09/2025: Aplicação inicial aos veículos locados TELSIGN para estabilização do processo operacional.
2
Fase 2 — Expansão Completa
09/09/2025 às 00:01: Expansão para todos os veículos locados pela TELSIGN, com implementação definitiva da nova política.
3
Fase 3 — Monitoramento
3 meses: Período de acompanhamento intensivo dos indicadores e realização de ajustes finos, se necessário.
Corte de combustível: A partir de 09/09/2025 00:01 não serão mais aceitas DESPESAS DE COMBUSTÍVEL. Somente quilometragem (km rodado) será reembolsada.
Como lançar a quilometragem (ExpenseMobi)
REGRA CENTRAL: LANÇAR OS DESLOCAMENTOS POR TRECHO
Evite "gravar o dia inteiro rodando" — em caso de falha, todo o registro do dia pode ser perdido.
01
Inicie o Trecho
No momento exato em que sair para uma atividade (visita, coleta de chaves, deslocamento entre sites, retorno ao hotel/base etc.).
02
Associe à Atividade
Vincule o trecho projeto / centro de custo correspondente.
03
Finalize e Valide
Ao chegar ao destino, finalize e salve o trecho. Valide a distância percorrida e a descrição inserida.
04
Repita o Processo
Para cada novo deslocamento, repita todo o processo de registro.
Exemplos de Trechos
- Trecho 01: base → cliente (retirada de chaves)
- Trecho 02: cliente → site/local da atividade
- Trecho 03: local da atividade → hotel
Campos Obrigatórios
- Origem e destino detalhados
- TIPO DESPESA: REEMBOLSO
- Quilometragem total percorrida
- Projeto / Centro de Custo
Tipos de Despesa no App ExpenseMobi
Quilometragem
Use o TIPO DE REEMBOLSO: REEMBOLSO
Para todos os deslocamentos operacionais medidos em quilômetros rodados.
Demais Despesas
Use o TIPO DE REEMBOLSO: ADIANTAMENTO
Para pedágio, diária, alimentação etc. (sem alteração no processo atual).
A separação clara entre estes dois tipos de despesa garante maior organização e facilita o processamento dos reembolsos, mantendo a simplicidade operacional.
Regras de elegibilidade do trecho
Para ser elegível ao reembolso, o trecho precisa atender a todos os critérios estabelecidos:
Vínculo Oficial
Estar vinculado a uma atividade reconhecida: agenda oficial ou deslocamento operacional previamente aprovado pela TELSIGN.
Registro Completo
Estar completo e adequadamente salvo ao final do deslocamento, incluindo início e fim do trecho devidamente registrados.
Informações Consistentes
Conter informações coerentes: rota compatível, descrição objetiva e quilometragem plausível para o deslocamento realizado.
Atenção: Uso pessoal não é reembolsável. Trechos com inconsistências, sem vínculo a atividades oficiais ou sem salvamento adequado poderão ser glosados.
Cálculo e pagamento
Fórmula de Cálculo
REEMBOLSO = Quilometragem Registrada x R$ 0,48
Arredondamento: para 2 casas decimais (centavos)
Exemplo Semanal
- Total de km aprovados (seg–dom): 126,40 km
- Reembolso: 126,40 × 0,48 = R$ 60,67
- Pagamento: na terça-feira seguinte
As aprovações seguem o fluxo já estabelecido e conhecido no ExpenseMobi, garantindo continuidade no processo de validação e liberação dos pagamentos.
Monitoramento e reajuste
01
Revisão Trimestral
Comparação detalhada entre custos reais versus reembolsos pagos, incluindo análise completa de rotas e padrões de deslocamento.
02
Análise de Outliers
Identificação sistemática de excessos e ineficiências, como quilometragem fora do padrão por atividade e rotas incompatíveis.
03
Reajuste Anual
Reajuste anual do valor por quilômetro baseado na variação do combustível, utilizando referências públicas como ANP.
Toda alteração será comunicada previamente, garantindo transparência e tempo hábil para adaptação dos prestadores de serviço.
Em caso de problemas ou contestação
Falha do ExpenseMobi / Esquecimento
Utilize o formulário de registro manual e preencha todos os campos obrigatórios, referenciando a atividade/OS e o período afetado.
Contestação de Valores
Acione o formulário de contestação e anexe todas as evidências necessárias: prints do app, comprovantes, rota, fotos etc.
Prazo recomendado: Abrir o chamado em até 2 dias corridos após o pagamento correspondente para agilizar a análise e resolução.
Para quem não se aplica
Prestadores com Veículo Próprio
Prestadores que já estão no modelo de INDENIZAÇÃO DE USO DE VEÍCULO PRÓPRIO não sofrem alteração em seus processos de reembolso.
Para estes casos, continua valendo a política e termo vigente específico para esta modalidade.
Resumo operacional
Boas práticas e erros comuns
Boas Práticas
Lance cada deslocamento como um trecho individual
Revise quilometragem e descrição antes de salvar
Associe sempre ao Projeto / Centro de Custo
Finalize o trecho ao chegar (evita perdas)
Erros Comuns (evite)
Deixar o app gravando o dia inteiro
Lançar trecho sem vínculo com atividade reconhecida
Esquecer de salvar ao final do deslocamento
Descrição genérica que não explica o deslocamento
Perguntas frequentes (FAQ)
E se eu esqueci de iniciar/encerrar um trecho?
Use o Registro Manual de Trecho e anexe evidências. Lançamentos sem evidências podem não ser aprovados.
ATENÇÃO: este é um último recurso para registro - devido a volume de solicitações.
Deslocamentos entre cidades por decisão operacional. Como lançar?
Divida em trechos lógicos (base → ponto A → ponto B → hotel) e associe às OS/agenda correspondentes.
Qual o prazo de análise?
Segue o fluxo padrão do ExpenseMobi. Avaliações são encerradas na segunda-feira. Pagamentos consolidados na terça-feira subsequente à semana de competência.
Uso pessoal do veículo entra?
Não. Apenas deslocamentos operacionais reconhecidos pela TELSIGN são elegíveis para reembolso.
Conformidade, auditoria e proteção de dados
Rastreabilidade Completa
Todos os lançamentos ficam completamente auditáveis, incluindo data/hora, usuário, localização e vínculo com atividade específica.
Conformidade LGPD
O processo respeita integralmente a LGPD, limitando-se exclusivamente aos dados necessários para a finalidade de reembolso.
Controle de Qualidade
Inconsistências podem gerar glosa e/ou solicitação de evidências adicionais para validação do reembolso.
Contato e suporte
Dúvidas Operacionais
Para questões relacionadas ao ExpenseMobi, lançamentos de despesas e operações do dia a dia.
Dúvidas Financeiras
Para questões sobre pagamentos, valores e aspectos financeiros dos reembolsos.
Formulários
Acesso aos formulários de registro manual de trecho e contestação de reembolso.
Anexos e checklist rápido
Anexo A — Exemplo de descritivo
"Base (Av. X, 100) → Cliente (Rua Y, 250). Coleta de chaves — OS 12345."
Este formato garante clareza e rastreabilidade completa do deslocamento realizado.
Anexo B — Checklist rápido
Antes de encerrar o dia:
- Todos os trechos foram finalizados e salvos?
- Cada trecho está vinculado à atividades solicitadas?
- As descrições estão claras e objetivas?
- Há evidências para trechos atípicos?
Vigência da nova política
Este documento substitui todas as orientações anteriores sobre reembolso de combustível e estabelece oficialmente o novo processo padronizado de quilometragem na TELSIGN.
Implementação: A partir das datas indicadas nesta política, todos os prestadores de serviço deverão seguir exclusivamente estas diretrizes para reembolso de deslocamentos.
Para esclarecimentos adicionais, consulte os canais de suporte indicados ou acesse os formulários disponibilizados.